Wat als ik niet akkoord ben met een factuur?

Ondernemer

1. Niet akkoord? Wat nu...

Wat je zeker niet moet doen, is mondeling reageren en hopen dat het wel goed komt. Tegenover handelaars geldt immers een wettelijk vermoeden van stilzwijgende aanvaarding van een factuur bij gebrek aan tijdig protest. In handelszaken is geen geschreven contact nodig om een overeenkomst te bewijzen. Een (stilzwijgend) aanvaarde factuur vormt het bewijs van de daarin opgenomen overeenkomst. Als je een factuur ontvangt die niet correct is, komt het er met andere woorden op aan deze te protesteren.

2. Op tijd!

Een protest moet, om geldig te zijn, ‘tijdig’ gebeuren. Dat houdt in ‘zo snel mogelijk’, afhankelijk van de situatie, en wordt vrij beoordeeld door de rechter, tenzij het contract of de algemene verkoopsvoorwaarden een bepaalde termijn voorschrijven. Wanneer een factuur wordt ontvangen voor goederen die niet besteld zijn, kan men onmiddellijk reageren, daar waar het controleren van de rekening van een uitgevoerde aanneming logischerwijze wat langer in beslag zal nemen. Maar ook hier moet zo snel mogelijk gereageerd worden.

3. Gemotiveerd

Een factuur terugsturen met de vermelding ‘geprotesteerd’ is in principe enkel geldig als het bestaan van de overeenkomst op zich ontkend wordt. Wanneer er iets niet correct is op de factuur, moet er specifieke en gemotiveerde betwisting geuit worden, d.w.z. de redenen waarom de factuur niet correct is moeten duidelijk worden omschreven. Een te vaag geformuleerde betwisting wordt in de rechtspraak niet aanvaard.

4. Schriftelijk

Degene die beweert een factuur betwist te hebben, moet daar het bewijs van leveren. Maar al te vaak wordt er eerst veelvuldig getelefoneerd, vooraleer men tot het besef komt dat de discussie blijft bestaan en dan is het dikwijls al te laat om nog geldig te reageren. Wat men aan de telefoon gezegd heeft, kan men moeilijk bewijzen. Een aangetekend schrijven wordt ten zeerste aangeraden. Als dat niet mogelijk of wenselijk is, zorgt u minstens voor een ander geschrift met bewijs van ontvangst. Ook kunnen het contract of de algemene verkoopsvoorwaarden voorschrijven dat het protest in een welbepaalde vorm moet gebeuren.

5. Algemene voorwaarden

Soms zijn de ‘kleine lettertjes’ op de achterzijde belangrijker dan wat vermeld wordt op de factuur zelf. Een stilzwijgende aanvaarding van de factuur heeft echter ook betrekking op de algemene voorwaarden die op de voor- of achterzijde van een factuur zijn vermeld. Lees deze dus zeker na en protesteer waar nodig.

6. Niet ontvangen?

Wanneer je de factuur niet ontvangen hebt, moet je zeker reageren wanneer de aanmaningsbrief in de bus valt. Je kan immers maar protesteren wanneer je kennis hebt van de factuur. Als je echter niet reageert op de aanmaning, kan de rechter ervan uitgaan dat je de factuur wel had ontvangen. De leverancier moet bewijzen dat de factuur werd verzonden. Dit kan hij doen op basis van het uitgaand facturenboek of het gebrek aan reactie na een verstuurde ingebrekestelling.

7. Betaal het niet-betwiste deel

Als je betwisting slechts betrekking heeft op een deel van de factuur, deel je uiteraard de reden van de betwisting schriftelijk mee, maar betaal je best ook het onbetwist saldo. Zo geef je blijk van goede wil. Bovendien wordt zo vermeden dat men je in de fout stelt wegens wanbetaling, met alle bijkomende schadevergoeding en gerechtskosten van dien.

Bron: www.kmorecht.be